Mise en œuvre d’un SIRH partie 1 : Pourquoi la gestion de données est un facteur clé du succès

Nous vivons à une époque où la gestion de données est d’une importance primordiale. La recherche, l’accès et la distribution rapide des données sont essentiels au succès de tous les processus. Les professionnels en RH, en particulier, doivent gérer un volume considérable de données. Ils doivent être en mesure de créer des nouveaux dossiers et de retrouver, accéder, actualiser et partager ceux qui existent déjà à un rythme rapide. C’est précisément pour cette raison que plusieurs professionnels en RH considèrent un SIRH (système d’information des ressources humaines) comme la meilleure solution.

Un SIRH est conçu pour faciliter la gestion de données de deux façons : en réduisant et en automatisant les tâches répétitives et en facilitant l’accès à l’information. Suite à la mise en œuvre d’un SIRH, plusieurs entreprises constatent des améliorations au niveau des procédures analytiques et de la gestion des données des RH.

Mais plusieurs services RH ne réalisent pas l’importance de la gestion de données dans le cadre d’une mise en œuvre réussie d’un SIRH. Voici quelques conseils qui vous aideront à gérer et préparer efficacement vos données pour une mise en œuvre réussie d’un SIRH.

Commencez tôt à travailler sur la gestion de données

Les systèmes d’information des ressources humaines diffèrent en matière d’extensibilité et du nombre de fonctions. Bien qu’il soit essentiel de choisir le SIRH le mieux adapté aux besoins de votre entreprise, la gestion de données est tout aussi importante. Pourquoi? Car ce sont les données qui rendent le SIRH utile. C’est pourquoi il vaut mieux commencer à travailler sur le SIRH et la gestion de données simultanément et le plus tôt possible durant le processus.

Les données dont nous parlons s’inscrivent dans 2 catégories différentes : les renseignements sur les employés et les processus opérationnels. Dans le premier cas, il est question des renseignements personnels des employés, des appellations d’emploi, des salaires, etc. Les processus opérationnels, tant qu’à eux, dictent de manière simple et claire les étapes pour réaliser des activités telles que le recrutement, la formation, la gestion de la performance, les politiques RH et la paie. Ces deux catégories de données doivent être en ordre afin d’assurer la mise en œuvre efficace d’un SIRH efficace qui profite pleinement de l’automatisation.

Le fait de travailler sur la gestion de données avant la mise en œuvre du SIRH permettra de découvrir beaucoup plus facilement des modèles dans les résultats du SIRH, de cerner les synergies de différentes pratiques RH et de fournir des données exploitables et exactes aux décideurs afin d’améliorer l’ensemble du processus RH.

Un plan de gestion de données comme fondement

Bien qu’il s’agisse d’un système très sophistiqué, un SIRH est aussi, généralement parlant, un système très simple. Il peut être décrit à l’aide d’un schéma simple : entrée > gestion de données > sortie. Comme vous pouvez le constater, la gestion de données se situe au cœur du processus. Voilà pourquoi il est essentiel de comprendre la valeur de la gestion de données et de la considérer comme le fondement d’une stratégie de mise en œuvre réussie d’un SIRH.

Que devrait comprendre un plan de gestion de données? Tout d’abord, déterminez quels types de données seront saisis. Une fois cette étape complétée, décidez qui sera responsable de la gestion des données et de la réussite du plan de gestion de données. Et pour terminer, attardez-vous aux politiques de formatage, de saisie, d’actualisation, de partage et de réutilisation des données. Portez une attention particulière aux questions de protection de la vie privée et de confidentialité relativement aux procédures de partage des données.

Une fois que vous aurez mis en place un plan de gestion de données, vous aurez une meilleure compréhension des données à traiter et il sera donc plus facile pour vous d’évaluer et de choisir un SIRH qui convient aux besoins de votre entreprise.

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