Renoncez au papier : Sauvez du temps, de l’argent et l’environnement

L’époque où s’empilaient les mémos et les rapports papier sur votre bureau est révolue. L’ère numérique nous a apporté de nombreuses commodités modernes dans le milieu de travail, nous permettant de transmettre des messages et des documents au simple clic d’un bouton. De plus, elle a permis d’accroître la sensibilisation des organismes, leur permettant d’évaluer le lien entre leur culture d’entreprise et leur impact environnemental, ainsi que leurs politiques et leur conformité.

Les avantages d’une transition vers un milieu de travail sans papier peuvent être particulièrement importants en ressources humaines (RH) du fait qu’elles constituent le noyau d’une entreprise, abritant des quantités énormes de renseignements pour et sur les individus qui la composent. Un SIRH(ou Système d’information sur les ressources humaines) constitue un moyen de réaliser ces avantages.

Conformité et culture d’entreprise

L’élimination du papier est une façon sûre de satisfaire à la réglementation en matière de conformité environnementale ainsi qu’aux politiques environnementales de l’organisme. En réduisant son empreinte carbone de cette façon, une entreprise affirme clairement aux parties prenantes, tel que les employés ou les clients, qu’elle a à cœur le bien-être de la communauté et de la planète.

Elle constitue un pas en avant important pour assurer la concordance de la culture d’entreprise avec les préoccupations et les valeurs de ceux qui y sont investis.

Efficacité accrue

Le besoin pour des feuilles de présence, de temps et de demande de congés ou des copies papier de documents ou de signatures, de CV et de dossiers d’employés est éliminé. L’énorme quantité de paperasse produite et conservée par les RH peut être convertie en fichiers numériques et stockée dans un endroit centralisé, le nuage.

Vous n’aurez plus besoin de fouiller dans de gros classeurs pour trouver des documents et vous disposerez toujours de ce dont vous avez besoin pour mener des entrevues ou compléter les évaluations des employés. Mais surtout, vous aurez plus de temps à consacrer à votre travail. Moins de papier, moins de désordre et moins de gaspillage.

Sécurité et responsabilisation

Le fait de perdre ou d’oublier un document important tel qu’une feuille de temps ou les renseignements personnels d’un employé peut avoir un effet dévastateur et nuire considérablement aux opérations commerciales. Il arrive qu’un dossier soit laissé ouvert sur un bureau et cela comporte un risque à la sécurité s’il contient des renseignements sensibles.

Un milieu de travail sans papier élimine non seulement cette préoccupation, mais accroît la sécurité et la responsabilisation du même coup en indiquant qui a accédé aux fichiers et quand. Des fonctions de déconnexion automatique et les sauvegardes de données offrent une protection des données et éliminent la nécessité d’innombrables copies de documents essentiels.

Économisez de l’argent tout en sauvant la planète

Mis à part les économies évidentes réalisées en matière de fournitures de bureau qui se multiplieront à long terme et les gains de temps des employés, la transition à un système SIRHpermet une meilleure gestion des dépenses. Les reçus peuvent être téléversés au nuage et des liens peuvent être établis avec les rapports et les feuilles de temps. De plus, des rapports exhaustifs sur les dépenses peuvent être générés afin d’assurer une prévision et une planification financières plus exactes.

L’élimination du papier signifie non seulement une réduction du gaspillage de papier, d’énergie et d’argent mais constitue une étape marquante pour les organismes ayant des préoccupations environnementales, qu’elles soient reliées à la culture ou la conformité. Pour connaître d’autres avantages ou si vous avez besoin d’aide pour renoncer au papier, communiquez avec l’un de nos spécialistes des ressources humaines et SIRH HRWize.

 

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