Mise en œuvre d’un SIRH partie 2 : Comment une mauvaise gestion de données peut être source de difficultés

Les solutions SIRH sont devenues très populaires grâce aux nombreux avantages qu’elles offrent en matière de gestion de données. L’un des avantages les plus intéressants est sa capacité à minimiser le traitement manuel en automatisant les tâches répétitives, procédurales et prenantes, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle. Ce sont les données qui guident tous ces processus automatisés. Qu’il s’agisse d’un courriel automatique ou d’un rapport de congés, un SIRH utilisera les données disponibles pour compléter la demande.

Données inexactes ou désuètes

Le fait d’avoir des données erronées dans le système peut créer beaucoup de problèmes à long terme; imaginez une erreur qui se produit dans la paie d’un employé en raison de données inexactes. Assurez-vous de bien vérifier la validité des données avant de les saisir dans votre SIRH. Les procédures analytiques RH bénéficient le plus des processus automatisés, et des données exactes permettent aux responsables de suivre l’évolution de l’employé pendant toute la durée de son emploi.

Formatage incorrect

Afin de fonctionner comme prévu, un SIRH doit être alimenté par des données adéquatement formatées. Puisqu’il s’agit d’une solution informatique, un SIRH exploite des bases de données, et un formatage incorrect peut entrainer un grand nombre d’erreurs ou des rapports incomplets. Repérer les données incorrectes peut être coûteux en temps, sans mentionner le risque de prendre une mauvaise décision en raison de rapports incomplets.

Pour éviter les problèmes de mise en forme, établissez les règles en fonction des spécifications du SIRH. Assurez-vous de spécifier les formats des données tel que la date (j/m/a vs m/j/a), les différences grammaticales (majuscules, tirets vs espaces) et les conventions de nommage (risques vs avertissements) qui doivent être utilisés lors de la saisie de données dans le système.

Le fait d’adopter les meilleures pratiques en matière de gestion de données au début du processus élimine le risque de saisie incorrecte et de mauvaise organisation de données. En établissant des règles faciles à suivre en matière de saisie, de formatage et d’organisation de données, vous ferez en sorte que toutes les données entrées dans le SIRH puissent remplir leur fonction.

Manque de disponibilité et de temps

Plusieurs entreprises perdent beaucoup trop de temps à décider s’ils peuvent bénéficier davantage d’un système de gestion des ressources humaines (HRMS), de la gestion du capital humain (HCM) ou d’un SIRH. Ils devraient plutôt se concentrer sur les objectifs et besoins spécifiques de leur entreprise et combien d’heures ils ont à consacrer à la réalisation d’un processus de mise en œuvre réussi. Ceci s’applique particulièrement aux entreprises ayant beaucoup d’information à numériser et à transférer dans le SIRH.

Comparativement aux autres départements, le service HR est souvent celui ayant le moins d’effectifs.L’élaboration d’une stratégie de gestion de données aidera les entreprises à planifier la mise en œuvre en fonction de la main-d’œuvre disponible et à informer les employés d’autres départements sur la façon dont ils peuvent contribuer au processus.Comme vous pouvez le constater, l’efficacité du SIRH dépend largement des données qu’il exploite, ce qui rend la gestion de données directement responsable de la mise en œuvre réussie du SIRH dans les entreprises de toutes tailles.