Surveillez votre langage — L’étiquette en communication dans un monde en pleine évolution

L’étiquette en affaires a beaucoup évolué au cours des deux (2) dernières années, particulièrement en raison des nouvelles technologies qui sont utilisées quotidiennement pour la communication, le partage de fichiers, les visioconférences, etc. Tous ces changements ont entraîné une courbe d’apprentissage accélérée et la nécessité de mettre à jour les règles d’étiquette professionnelle, dont celles du langage. Nous devons tous revoir nos bonnes manières dans l’espace de travail virtuel peu importe si nous devons interagir avec des collègues ou des clients existants et potentiels. 

Cependant, il existe des règles de la communication qui restent primordiales, quel que soit le type d’environnement dans lequel nous travaillons. Premièrement, il faut être respectueux des autres et ne pas utiliser de langage inapproprié ou grossier. Deuxièmement, il faut parler clairement et lentement pour s’assurer de bien faire passer notre message.

Optimisez les outils de communication à votre disposition

Le langage verbal est notre outil de communication le plus efficace et fondamental, même s’il n’est pas toujours facile à maîtriser. De solides compétences en communication au travail peuvent contribuer à la réussite à long terme d’une personne ou d’une entreprise. Bien au contraire, un langage verbal fautif peut entraîner une myriade de problèmes et de malentendus. Les principes de parler lentement, de choisir ses mots judicieusement et parfois d’opter pour le silence et l’écoute sont autant d’outils de communication efficaces. Malheureusement, nous portons souvent plus d’attention à préparer notre réponse qu’à écouter avec attention la personne qui parle.  

Le langage écrit est un autre outil important dans les communications professionnelles de tous les jours. Qu’il s’agisse de courriels, de messages instantanés ou de notes d’entreprise, nous lisons des communications pendant une grande partie de notre journée. Un objectif, une orientation et des directives claires dans une communication écrite peuvent contribuer à réduire le temps perdu en suivis, questions et clarifications, ce qui permet à une équipe d’être plus concentrée et productive. En revanche, le fait de ne pas fournir un contexte adéquat, d’utiliser une terminologie ambiguë et de ne pas tenir compte du point de vue de l’autre personne peut être à l’origine de sérieux problèmes de communication. Par exemple, une réponse du type « Ça m’importe peu » pourrait signifier « Je vous fais confiance d’accomplir cette tâche à votre guise », mais pourrait aussi vouloir dire « Je vous donne ce travail parce que je ne me soucie vraiment pas du résultat. » 

Enfin, le langage corporel peut être un outil de communication très puissant pour communiquer efficacement une intention ou un contexte, en plus d’être énormément précieux dans les interactions en personne. Il comprend les expressions du visage, les gestes de la main, la posture et même les vêtements que nous portons. Tous ces éléments envoient des messages non verbaux sur l’humeur et l’intention de l’interaction. Cependant, le langage corporel n’est pas un outil habituel au téléphone ou lors de conférences téléphoniques, ce qui rend l’utilisation judicieuse du langage corporel encore plus importante dans les situations en présentiel. 

Communiquez vraiment avec l’autre personne

La capacité à établir un lien avec une autre personne est un élément essentiel d’une bonne communication. Une façon d’y parvenir est d’appeler la personne par son nom et de montrer un intérêt sincère pour ce qu’elle dit. La communication est une voie à double sens, et parfois, écouter et porter véritablement attention à la conversation est plus utile que d’exprimer ce que vous voulez dire. Au-delà du nom de la personne, les pronoms sont la deuxième façon dont les gens nous reconnaissent. Le fait de demander et d’utiliser correctement les pronoms d’une personne est l’un des moyens les plus simples de démontrer que vous la respectez et l’écoutez. L’utilisation de pronoms appropriés dans le monde des affaires devient essentielle pour faire bonne impression et se distinguer comme un professionnel qui accorde de l’importance aux autres et les respecte. L’utilisation correcte des pronoms contribue à créer un environnement de travail inclusif et peut faciliter les relations avec les collègues et les clients, ce qui collaborera au succès de votre entreprise à long terme.

Lorsqu’une personne est désignée par le mauvais pronom, elle peut se sentir méprisée, non comprise ou rejetée. Il existe actuellement un important mouvement social visant à normaliser la pratique consistant à afficher ses pronoms sur les médias sociaux, les signatures de courriel ou les répertoires d’entreprise. L’objectif est que tout le monde participe à cette nouvelle pratique, y compris les personnes cisgenres, afin de la normaliser dans le monde des affaires. L’objectif final est de ne pas isoler des groupes spécifiques comme étant les seuls à afficher des pronoms en fonction de leur identité, pour aider à limiter les erreurs de mégenrage.

Tous ces éléments à prendre en considération peuvent être intimidants lorsque vous essayez d’avoir une réunion ou une discussion avec des collègues ou des clients. En procédant étape par étape et en étant conscient/e de vos pièges personnels en matière de communication, vous serez mieux outillé/é pour les résoudre un à la fois et devenir un/e meilleur/e communicateur/trice.

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