Les solutions SIRH sont devenues très populaires grâce aux nombreux avantages qu’elles offrent en matière de gestion de données. L’un des avantages les plus intéressants est sa capacité à minimiser le traitement manuel en automatisant les tâches répétitives, procédurales et prenantes, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle. Ce sont les données qui guident tous ces processus automatisés. Qu’il s’agisse d’un courriel automatique ou d’un rapport de congés, un SIRH utilisera les données disponibles pour compléter la demande.

Données inexactes ou désuètes

Le fait d’avoir des données erronées dans le système peut créer beaucoup de problèmes à long terme; imaginez une erreur qui se produit dans la paie d’un employé en raison de données inexactes. Assurez-vous de bien vérifier la validité des données avant de les saisir dans votre SIRH. Les procédures analytiques RH bénéficient le plus des processus automatisés, et des données exactes permettent aux responsables de suivre l’évolution de l’employé pendant toute la durée de son emploi.

Formatage incorrect

Afin de fonctionner comme prévu, un SIRH doit être alimenté par des données adéquatement formatées. Puisqu’il s’agit d’une solution informatique, un SIRH exploite des bases de données, et un formatage incorrect peut entrainer un grand nombre d’erreurs ou des rapports incomplets. Repérer les données incorrectes peut être coûteux en temps, sans mentionner le risque de prendre une mauvaise décision en raison de rapports incomplets.

Pour éviter les problèmes de mise en forme, établissez les règles en fonction des spécifications du SIRH. Assurez-vous de spécifier les formats des données tel que la date (j/m/a vs m/j/a), les différences grammaticales (majuscules, tirets vs espaces) et les conventions de nommage (risques vs avertissements) qui doivent être utilisés lors de la saisie de données dans le système.

Le fait d’adopter les meilleures pratiques en matière de gestion de données au début du processus élimine le risque de saisie incorrecte et de mauvaise organisation de données. En établissant des règles faciles à suivre en matière de saisie, de formatage et d’organisation de données, vous ferez en sorte que toutes les données entrées dans le SIRH puissent remplir leur fonction.

Manque de disponibilité et de temps

Plusieurs entreprises perdent beaucoup trop de temps à décider s’ils peuvent bénéficier davantage d’un système de gestion des ressources humaines (HRMS), de la gestion du capital humain (HCM) ou d’un SIRH. Ils devraient plutôt se concentrer sur les objectifs et besoins spécifiques de leur entreprise et combien d’heures ils ont à consacrer à la réalisation d’un processus de mise en œuvre réussi. Ceci s’applique particulièrement aux entreprises ayant beaucoup d’information à numériser et à transférer dans le SIRH.

Comparativement aux autres départements, le service HR est souvent celui ayant le moins d’effectifs.L’élaboration d’une stratégie de gestion de données aidera les entreprises à planifier la mise en œuvre en fonction de la main-d’œuvre disponible et à informer les employés d’autres départements sur la façon dont ils peuvent contribuer au processus.Comme vous pouvez le constater, l’efficacité du SIRH dépend largement des données qu’il exploite, ce qui rend la gestion de données directement responsable de la mise en œuvre réussie du SIRH dans les entreprises de toutes tailles.

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Nous vivons à une époque où la gestion de données est d’une importance primordiale. La recherche, l’accès et la distribution rapide des données sont essentiels au succès de tous les processus. Les professionnels en RH, en particulier, doivent gérer un volume considérable de données. Ils doivent être en mesure de créer des nouveaux dossiers et de retrouver, accéder, actualiser et partager ceux qui existent déjà à un rythme rapide. C’est précisément pour cette raison que plusieurs professionnels en RH considèrent un SIRH (système d’information des ressources humaines) comme la meilleure solution.

Un SIRH est conçu pour faciliter la gestion de données de deux façons : en réduisant et en automatisant les tâches répétitives et en facilitant l’accès à l’information. Suite à la mise en œuvre d’un SIRH, plusieurs entreprises constatent des améliorations au niveau des procédures analytiques et de la gestion des données des RH.

Mais plusieurs services RH ne réalisent pas l’importance de la gestion de données dans le cadre d’une mise en œuvre réussie d’un SIRH. Voici quelques conseils qui vous aideront à gérer et préparer efficacement vos données pour une mise en œuvre réussie d’un SIRH.

Commencez tôt à travailler sur la gestion de données

Les systèmes d’information des ressources humaines diffèrent en matière d’extensibilité et du nombre de fonctions. Bien qu’il soit essentiel de choisir le SIRH le mieux adapté aux besoins de votre entreprise, la gestion de données est tout aussi importante. Pourquoi? Car ce sont les données qui rendent le SIRH utile. C’est pourquoi il vaut mieux commencer à travailler sur le SIRH et la gestion de données simultanément et le plus tôt possible durant le processus.

Les données dont nous parlons s’inscrivent dans 2 catégories différentes : les renseignements sur les employés et les processus opérationnels. Dans le premier cas, il est question des renseignements personnels des employés, des appellations d’emploi, des salaires, etc. Les processus opérationnels, tant qu’à eux, dictent de manière simple et claire les étapes pour réaliser des activités telles que le recrutement, la formation, la gestion de la performance, les politiques RH et la paie. Ces deux catégories de données doivent être en ordre afin d’assurer la mise en œuvre efficace d’un SIRH efficace qui profite pleinement de l’automatisation.

Le fait de travailler sur la gestion de données avant la mise en œuvre du SIRH permettra de découvrir beaucoup plus facilement des modèles dans les résultats du SIRH, de cerner les synergies de différentes pratiques RH et de fournir des données exploitables et exactes aux décideurs afin d’améliorer l’ensemble du processus RH.

Un plan de gestion de données comme fondement

Bien qu’il s’agisse d’un système très sophistiqué, un SIRH est aussi, généralement parlant, un système très simple. Il peut être décrit à l’aide d’un schéma simple : entrée > gestion de données > sortie. Comme vous pouvez le constater, la gestion de données se situe au cœur du processus. Voilà pourquoi il est essentiel de comprendre la valeur de la gestion de données et de la considérer comme le fondement d’une stratégie de mise en œuvre réussie d’un SIRH.

Que devrait comprendre un plan de gestion de données? Tout d’abord, déterminez quels types de données seront saisis. Une fois cette étape complétée, décidez qui sera responsable de la gestion des données et de la réussite du plan de gestion de données. Et pour terminer, attardez-vous aux politiques de formatage, de saisie, d’actualisation, de partage et de réutilisation des données. Portez une attention particulière aux questions de protection de la vie privée et de confidentialité relativement aux procédures de partage des données.

Une fois que vous aurez mis en place un plan de gestion de données, vous aurez une meilleure compréhension des données à traiter et il sera donc plus facile pour vous d’évaluer et de choisir un SIRH qui convient aux besoins de votre entreprise.

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Les conséquences de différents styles de gestion ont fait l’objet de nombreuses études de cas au fil des ans. Mais la réalité est telle que seuls les comportements extrêmes de micro ou de macro styles de gestion peuvent être réellement nuisibles pour une entreprise. En fait, la clé de l’engagement des employés au sein d’une entreprise prospère, entre autres, est une combinaison équilibrée des deux styles de gestion ainsi qu’une vision bien définie. Par le biais de l’utilisation d’outils RH, la direction peut équilibrer plus facilement ses micro et macro tendances en utilisant des fonctions telles que des mises à jour sur la performance plus fréquentes et la détermination d’objectifs.

Souvent, la microgestion est perçue comme un style de gestion dysfonctionnel. Les microgestionnaires sont souvent décrits comme étant beaucoup trop axés sur les détails. Dans des cas extrêmes, les microgestionnaires sont dépeints comme des individus qui ne font pas confiance aux autres et qui blâment leurs employés pour des résultats négatifs. Ils sont également caractérisés comme des dirigeants qui prennent tout le mérite pour les réalisations de leurs employés. Toutefois, dans des cas non extrêmes tel que les styles de gestion efficaces de Michael Eisner et Steve Jobs, la microgestion peut s’avérer bénéfique lorsqu’elle est jumelée aux bons outils, à une vision et à la macrogestion.

S’inspirant de la vision de l’entreprise, un dirigeant est en mesure d’établir des objectifs à long terme et à grande échelle qui s’inscrivent dans la mission de l’entreprise. Un macrogestionnaire efficace mettra en place une équipe d’individus fonceurs et ambitieux qui se sentent respectés et valorisés. La valeur et l’égalité sont créées au sein d’une équipe d’innovateurs dans un environnement où règne un sentiment de hiérarchie plate.

L’engagement des employés sera mis en valeur en macrogestion, pourvu que les 5 comportements suivants soient appliqués :

1. Éduquez (vision)
   La vision est l’un des points focaux les plus importants d’une entreprise. Lorsqu’une vision est diffusée au sein d’une entreprise, les dirigeants et les employés œuvrent à la poursuite des mêmes objectifs – ensemble, plutôt que séparément. Les visions peuvent transformer une hiérarchie d’entreprise en un groupe harmonieux et bien organisé d’individus qui travaillent et contribuent de façon égale à l’atteinte d’un objectif commun. Une vision s’inscrit relativement à long terme et peut être utilisée de deux différentes façons : inspiration et prédiction. Ces deux aspects servent à établir un équilibre entre la micro et la macro gestion au sein d’un style de gestion cohérent.
2. Fixez des objectifs SMART
   Bien que la vision établisse un objectif à long terme, la nécessité d’objectifs SMART demeure tout aussi importante. Les objectifs SMART doivent être :

L’utilisation d’un SIRH avec un module de gestion de la performance permettront à vos dirigeants et à vos employés de créer ces objectifs ensemble. L’employé se sent donc impliqué dans le processus de prise de décision et cela lui offre un certain niveau de contrôle sur le succès de son cheminement de carrière. De plus, la fixation d’objectifs SMART vous permet (le macrogestionnaire) de savoir, sans avoir à demander de façon répétée, sur quoi travaille l’employé.

3. Faites confiance
   Wayne Gretzky a déjà dit « 100 % des choses qu’on ne tente pas échouent ». Faire entièrement confiance à vos employés peut sembler très risqué, mais à vrai dire, les employés s’épanouissent dans un environnement de confiance. Vos employés sont-ils autorisés à utiliser leurs aptitudes à la prise de décision en cas de situations problématiques ou pour régler les problèmes des clients? Doivent-ils toujours demander votre consentement pour des choses qui ne sont pas en leur pouvoir de corriger? Il peut être frustrant pour des employés qualifiés et compétents d’être impuissants à prendre une action immédiate. Pensez-y…s’ils peuvent faire en sorte qu’un client n’ait pas à attendre l’intervention d’un dirigeant d’un échelon supérieur, tout le monde en sort gagnant! Le fait d’accorder votre confiance à vos employés les engagera non seulement dans leurs responsabilités régulières mais les incitera à utiliser le pouvoir que vous leur avez confié pour devenir plus créatifs, innovants et productifs.
4. Maintenez une communication ouverte
   Ok, donc vous avez mis en œuvre les comportements 1, 2 et 3. Ne vous arrêtez pas là, sinon vous souffrirez d’une macrogestion dysfonctionnelle. Une fois que vous avez établi et fait concorder vos objectifs à long terme et vos objectifs SMART et fait confiance à vos employés, il est important de maintenir les voies de communication ouvertes. Les histoires d’horreur au sujet de la macrogestion comprennent généralement un problème qui remonte à loin. Ne microgérez pas, mais restez tout de même impliqué. Vérifiez de temps en temps que tout se passe bien et faites savoir à vos employés que vous êtes là pour répondre à leurs questions. Laissez-leur savoir que vous vous intéressez à leurs projets et faites en sorte qu’ils se sentent à l’aise de venir vous parler de problèmes que vous pourrez possiblement résoudre ensemble de façon innovante.
5. Mentorez
   Il faut de grands dirigeants pour en créer d’autres. Maintenant que vous faites confiance à vos employés et qu’ils se sentent respectés et valorisés, munissez-les des outils et des connaissances nécessaires pour atteindre leurs objectifs SMART et leurs objectifs professionnels :

             1.Participez à des séances de remue-méninges avec vos employés et proposez-leur des idées créatives auxquelles ils n’auraient pas pensé autrement.

             2.Envoyez des articles intéressants à vos employés qui leurs permettront de garder (et, par conséquent, votre entreprise dans son ensemble) une longueur d’avance.

             3.Tenez des diners interactifs promouvant le transfert de connaissances.

En tant que leader, que vous favorisiez un micro ou macro style de gestion, ou même si vous pensez avoir atteint un parfait équilibre des deux, n’oubliez pas de toujours continuer d’apprendre de vos employés. Votre potentiel de croissance, et celui de vos employés, est réellement illimité.

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