La diversité sur le lieu de travail ne doit pas se résumer à un coup de pub visant à montrer des images de l’ethnicité de votre équipe et à les placarder partout. C’est de la poudre aux yeux. Nous devons mettre fin à ces vieilles habitudes. Lorsqu’il s’agit d’être une entreprise diversifiée et bien intégrée, il faut des mesures pour vous permettre d’opérer un réel changement. Les données sont un outil puissant en matière de diversité. Lorsqu’elles sont optimisées correctement, vous pouvez créer des opportunités basées sur l’équité au niveau de votre entreprise pour TOUS.   

Pourquoi avez-vous besoin de mesures?   

Grâce aux mesures, vous pouvez identifier vos points de difficultés exacts, les domaines dans lesquels vous avez des lacunes et ceux dans lesquels vous êtes performant. Tout comme vous analysez les métriques à la fin de l’année fiscale pour examiner les performances de votre entreprise, les métriques sont visuellement utiles pour connaître l’état actuel de votre entreprise et les mesures DEI à améliorer.   

Voici un exemple qui décrit ce qui se passe très souvent : « Dans tous les secteurs d’activité, nos recherches montrent que 81% à 88% des hommes blancs déclarent avoir un accès équitable à des missions susceptibles d’améliorer leur carrière. Pour d’autres groupes, ce pourcentage descend jusqu’à 50%. »  Parfois, les choses peuvent être négligées pour une raison quelconque et pour atténuer ce problème, les métriques vous permettent de créer l’égalité des chances pour tous les employés. Ces mesures peuvent vous aider à vérifier si vos employés bénéficient d’un nombre équitable d’opportunités d’apprentissage ou si leurs écarts sont basés sur le sexe, l’âge ou l’origine ethnique. Vous pouvez contrôler les heures facturables des employés, les variables dans les processus d’embauche et les objectifs individuels des employés.   

Avantages découlant des mesures de la diversité   

1. Une entreprise bien diversifiée : avoir des cultures, des ethnies, des handicaps, des âges et des sexes variés.  
2. Une réputation crédible pour votre entreprise : vous mettez en pratique ce que vous prêchez en prenant des mesures appropriées pour vos stratégies de DEI.  
3. Nouvelles compétences : Un vivier de talents diversifié permet de débloquer des membres d’équipe aux compétences différentes.  
4. Utilisation judicieuse de l’argent. En l’absence de mesures précises, les efforts en matière de DEI peuvent entraîner des pertes de temps et d’argent en essayant de réparer les mauvaises choses. Plus votre SIRH offre de soutien et de formation pour une exécution correcte, plus votre initiative a de chances d’être un succès.  

Les outils dont vous aurez besoin   

C’est ici que HRWize peut vous aider dans vos initiatives DEI. Vous pouvez utiliser les données des employés pour créer un rapport personnalisé qui peut inclure des données provenant d’enquêtes auprès des employés, des changements dans la rémunération, des sexes dans les postes de direction, etc. De plus, notre équipe de consultants en RH peut vous aider à mettre en œuvre votre stratégie dans HRWize à tout moment. Cela vous aidera à visualiser la diversité au sein de votre entreprise et à voir où vous pouvez apporter les bons changements ! Enfin, notre équipe de consultants en RH est disponible pour vous aider à intégrer votre stratégie à tout moment, et poursuivre ce soutien même après la mise en œuvre. 

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Les solutions SIRH sont devenues très populaires grâce aux nombreux avantages qu’elles offrent en matière de gestion de données. L’un des avantages les plus intéressants est sa capacité à minimiser le traitement manuel en automatisant les tâches répétitives, procédurales et prenantes, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle. Ce sont les données qui guident tous ces processus automatisés. Qu’il s’agisse d’un courriel automatique ou d’un rapport de congés, un SIRH utilisera les données disponibles pour compléter la demande.

Données inexactes ou désuètes

Le fait d’avoir des données erronées dans le système peut créer beaucoup de problèmes à long terme; imaginez une erreur qui se produit dans la paie d’un employé en raison de données inexactes. Assurez-vous de bien vérifier la validité des données avant de les saisir dans votre SIRH. Les procédures analytiques RH bénéficient le plus des processus automatisés, et des données exactes permettent aux responsables de suivre l’évolution de l’employé pendant toute la durée de son emploi.

Formatage incorrect

Afin de fonctionner comme prévu, un SIRH doit être alimenté par des données adéquatement formatées. Puisqu’il s’agit d’une solution informatique, un SIRH exploite des bases de données, et un formatage incorrect peut entrainer un grand nombre d’erreurs ou des rapports incomplets. Repérer les données incorrectes peut être coûteux en temps, sans mentionner le risque de prendre une mauvaise décision en raison de rapports incomplets.

Pour éviter les problèmes de mise en forme, établissez les règles en fonction des spécifications du SIRH. Assurez-vous de spécifier les formats des données tel que la date (j/m/a vs m/j/a), les différences grammaticales (majuscules, tirets vs espaces) et les conventions de nommage (risques vs avertissements) qui doivent être utilisés lors de la saisie de données dans le système.

Le fait d’adopter les meilleures pratiques en matière de gestion de données au début du processus élimine le risque de saisie incorrecte et de mauvaise organisation de données. En établissant des règles faciles à suivre en matière de saisie, de formatage et d’organisation de données, vous ferez en sorte que toutes les données entrées dans le SIRH puissent remplir leur fonction.

Manque de disponibilité et de temps

Plusieurs entreprises perdent beaucoup trop de temps à décider s’ils peuvent bénéficier davantage d’un système de gestion des ressources humaines (HRMS), de la gestion du capital humain (HCM) ou d’un SIRH. Ils devraient plutôt se concentrer sur les objectifs et besoins spécifiques de leur entreprise et combien d’heures ils ont à consacrer à la réalisation d’un processus de mise en œuvre réussi. Ceci s’applique particulièrement aux entreprises ayant beaucoup d’information à numériser et à transférer dans le SIRH.

Comparativement aux autres départements, le service HR est souvent celui ayant le moins d’effectifs.L’élaboration d’une stratégie de gestion de données aidera les entreprises à planifier la mise en œuvre en fonction de la main-d’œuvre disponible et à informer les employés d’autres départements sur la façon dont ils peuvent contribuer au processus.Comme vous pouvez le constater, l’efficacité du SIRH dépend largement des données qu’il exploite, ce qui rend la gestion de données directement responsable de la mise en œuvre réussie du SIRH dans les entreprises de toutes tailles.

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Nous vivons à une époque où la gestion de données est d’une importance primordiale. La recherche, l’accès et la distribution rapide des données sont essentiels au succès de tous les processus. Les professionnels en RH, en particulier, doivent gérer un volume considérable de données. Ils doivent être en mesure de créer des nouveaux dossiers et de retrouver, accéder, actualiser et partager ceux qui existent déjà à un rythme rapide. C’est précisément pour cette raison que plusieurs professionnels en RH considèrent un SIRH (système d’information des ressources humaines) comme la meilleure solution.

Un SIRH est conçu pour faciliter la gestion de données de deux façons : en réduisant et en automatisant les tâches répétitives et en facilitant l’accès à l’information. Suite à la mise en œuvre d’un SIRH, plusieurs entreprises constatent des améliorations au niveau des procédures analytiques et de la gestion des données des RH.

Mais plusieurs services RH ne réalisent pas l’importance de la gestion de données dans le cadre d’une mise en œuvre réussie d’un SIRH. Voici quelques conseils qui vous aideront à gérer et préparer efficacement vos données pour une mise en œuvre réussie d’un SIRH.

Commencez tôt à travailler sur la gestion de données

Les systèmes d’information des ressources humaines diffèrent en matière d’extensibilité et du nombre de fonctions. Bien qu’il soit essentiel de choisir le SIRH le mieux adapté aux besoins de votre entreprise, la gestion de données est tout aussi importante. Pourquoi? Car ce sont les données qui rendent le SIRH utile. C’est pourquoi il vaut mieux commencer à travailler sur le SIRH et la gestion de données simultanément et le plus tôt possible durant le processus.

Les données dont nous parlons s’inscrivent dans 2 catégories différentes : les renseignements sur les employés et les processus opérationnels. Dans le premier cas, il est question des renseignements personnels des employés, des appellations d’emploi, des salaires, etc. Les processus opérationnels, tant qu’à eux, dictent de manière simple et claire les étapes pour réaliser des activités telles que le recrutement, la formation, la gestion de la performance, les politiques RH et la paie. Ces deux catégories de données doivent être en ordre afin d’assurer la mise en œuvre efficace d’un SIRH efficace qui profite pleinement de l’automatisation.

Le fait de travailler sur la gestion de données avant la mise en œuvre du SIRH permettra de découvrir beaucoup plus facilement des modèles dans les résultats du SIRH, de cerner les synergies de différentes pratiques RH et de fournir des données exploitables et exactes aux décideurs afin d’améliorer l’ensemble du processus RH.

Un plan de gestion de données comme fondement

Bien qu’il s’agisse d’un système très sophistiqué, un SIRH est aussi, généralement parlant, un système très simple. Il peut être décrit à l’aide d’un schéma simple : entrée > gestion de données > sortie. Comme vous pouvez le constater, la gestion de données se situe au cœur du processus. Voilà pourquoi il est essentiel de comprendre la valeur de la gestion de données et de la considérer comme le fondement d’une stratégie de mise en œuvre réussie d’un SIRH.

Que devrait comprendre un plan de gestion de données? Tout d’abord, déterminez quels types de données seront saisis. Une fois cette étape complétée, décidez qui sera responsable de la gestion des données et de la réussite du plan de gestion de données. Et pour terminer, attardez-vous aux politiques de formatage, de saisie, d’actualisation, de partage et de réutilisation des données. Portez une attention particulière aux questions de protection de la vie privée et de confidentialité relativement aux procédures de partage des données.

Une fois que vous aurez mis en place un plan de gestion de données, vous aurez une meilleure compréhension des données à traiter et il sera donc plus facile pour vous d’évaluer et de choisir un SIRH qui convient aux besoins de votre entreprise.

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